Datenschutzhinweis VAMED Town Hall-Meeting

Datenschutzhinweis

Wer ist der Verantwortliche und worum geht es in diesem Datenschutzhinweis?

Dieser Datenschutzhinweis informiert Sie über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Fragerunde im Rahmen des Town Hall Meetings am 28.11.2023 durch die VAMED Aktiengesellschaft und ihren verbundenen Unternehmen („VAMED“) auf Grundlage des berechtigten Interesses. Dieser Datenschutzhinweis erläutert wie Ihre personenbezogenen Daten gesammelt, verwendet, weitergegeben und offengelegt werden und warum. Weiterhin beschreibt dieser Datenschutzhinweis Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet: Frage, Name, E-Mail-Adresse (im Falle von Rückfragen). Es besteht ausdrücklich die Möglichkeit statt Name und E-Mail-Adresse „Fake“-Angaben anzuführen, wobei es untersagt ist, den Namen anderer Mitarbeiter ohne deren Zustimmung anzugeben. Auch ist es zu vermeiden, in den Fragen personenbezogene Daten zu anderen Personen (Ausnahme: Adressat der Frage) zu nennen. 

Für welche Zwecke werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich zur Durchführung der Fragerunde und ggf. der schriftlichen Fragebeantwortung im Anschluss an das Town Hall-Meeting verarbeitet. Die Daten werden weder in den Personalakt aufgenommen, noch gibt es andere Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis des berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Aufarbeitung der gestellten Fragen.

Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Im Rahmen des Town Hall Meetings wird die Frage ohne Namen verlesen und beantwortet. Alle weiteren Fragen werden durch die Konzernkommunikation der VAMED Aktiengesellschaft gespeichert und im Nachgang zum Town Hall Meeting schriftlich beantwortet. Daten können zudem auch an Drittdienstleiter zum Zweck der technischen Unterstützung von VAMED übermittelt werden. In diesem Fall wird VAMED sicherstellen, dass die Anforderungen des Datenschutzes erfüllt werden.

Werden personenbezogene Daten an Länder außerhalb des EWR weitergegeben?

Es werden keine Daten außerhalb des EWR verarbeitet.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Name und E-Mail-Adresse werden nach dem Town Hall-Meeting gelöscht und die Fragen sohin nur noch anonymisiert zum Zwecke der schriftlichen Beantwortung und Verfolgung der Aufarbeitung verarbeitet. Wir ergreifen angemessene rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsgesetzten. Im Falle der Beauftragung eines Drittdienstleisters wird dieser sorgfältig ausgewählt und verpflichtet, angemessene Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der personenbezogenen Daten zu ergreifen.

Was sind ihre Rechte?

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Bitte beachten Sie, dass VAMED keine automatisierten Entscheidungsprozesse durchführt, die zu einer allein auf automatisierter Verarbeitung basierender Entscheidung führen können.

Wie Sie uns kontaktieren können?

Wenn Sie ein Anliegen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter: Datenschutzbeauftragter VAMED AG, Sterngasse 5, 1230 Wien oder datenschutz@vamed.com

Privacy Notice

Who is the controller and what is this Privacy Notice about?

This Privacy Notice informs you about the data processing in connection with the Q&A session at the Town Hall Meeting on 28 November 2023 by VAMED Aktiengesellschaft and its affiliated companies ("VAMED") on the basis of legitimate interest. This Privacy Notice explains how your personal data is collected, used, shared and disclosed and why. It also describes your rights and how you can exercise them.

What categories of personal data are processed?

The following personal data is processed: Question, name, e-mail address (in case of queries). It is expressly allowed to provide "fake" information instead of name and e-mail address, whereby it is prohibited to provide the name of other employees without their consent. It is also to be avoided to mention personal data of other persons in the questions (exception: addressee of the question).

For what purposes is the personal data processed?

Data are processed solely for the purpose of conducting the Q&A session and, if applicable, the written response to the questions following the Town Hall Meeting. The data must not be included in the personnel file, nor will there be any other effects on the employment relationship. The processing of your data is based on the legitimate interest (Art 6 para 1 lit f GDPR) in the processing of the questions asked.

Who has access to your personal data?

During the Town Hall Meeting, the question will be read out and answered without mentioning the name of the questioner. All other questions will be stored by VAMED Aktiengesellschaft's Group Communications and answered in writing after the Town Hall Meeting. Data may also be transmitted to third-party service providers for the purpose of providing technical support to VAMED. In this case, VAMED will ensure that the data protection requirements are met.

Will personal data be transferred to countries outside the EEA?

No data is processed outside the EEA.

How long will your personal data be stored?

Name and email address will be deleted after the Town Hall meeting. The questions will only be processed in anonymised form for the purpose of written response and follow-up. We take appropriate legal, technical and organisational measures to protect personal data in accordance with the applicable data protection and data security laws. If a third-party service provider is commissioned, it is carefully selected and obliged to take appropriate measures to protect the confidentiality, integrity and security of the personal data.

What are your rights?

You have the right to request access to your personal data, to request rectification, to request erasure of your personal data, to request the restriction of processing of your personal data, and the right to data portability. Furthermore, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority. Please be informed that VAMED does not perform any automated decision-making processing, which may entail a decision based solely on such automated processing.

How can you contact us?

For any concerns relating to data protection or in order to exercise your rights you may contact: Protection Officer VAMED AG, Sterngasse 5, 1230 Vienna or datenschutz@vamed.com